Receber um termo de exclusão do Simples Nacional é o tipo de surpresa que nenhum profissional da saúde quer encontrar na caixa postal do e-CAC. No final de 2024, a Receita Federal notificou mais de 1,8 milhão de empresas por pendências que poderiam resultar em desenquadramento do regime simplificado. Uma parcela significativa desses CNPJs pertence a médicos e profissionais da saúde que operam como pessoa jurídica.
O problema raramente nasce de má-fé: nasce de rotina corrida, de um débito esquecido ou de um limite de faturamento ultrapassado sem que o contador tenha sido avisado a tempo. Entender os motivos que levam à exclusão, saber como prevenir e conhecer o caminho de volta caso o termo já tenha chegado é o que separa um susto passageiro de uma carga tributária muito mais pesada.
As cinco portas de saída do Simples Nacional
A legislação prevê cinco situações que resultam em exclusão: débitos tributários não regularizados, ultrapassagem do limite de faturamento, exercício de atividade econômica vedada, irregularidade cadastral ou societária e descumprimento de obrigações acessórias. Cada uma dessas portas funciona de forma independente: basta uma delas se abrir para que o processo de exclusão seja iniciado. Para profissionais da saúde que atuam como PJ, as causas mais frequentes são o débito esquecido e o estouro de faturamento, especialmente quando há acúmulo de plantões em diferentes hospitais.
O débito que nasce sem ninguém perceber
Um DAS que deixou de ser pago em março pode parecer irrelevante em setembro. Mas a Receita Federal acumula esses valores e, no segundo semestre, dispara os termos de exclusão em lote. Em 2024, mais de 1,1 milhão de MEIs e empresas do Simples Nacional foram notificados por dívidas que, somadas, ultrapassavam R$ 26 bilhões.
O débito não precisa ser alto para gerar exclusão: qualquer valor inscrito em dívida ativa já é suficiente. Médicos que acumulam guias de DAS sem conferência mensal correm risco real, porque a rotina de consultório e plantão raramente deixa espaço para acompanhar boletos tributários.
Faturamento: o acumulado dos 12 meses, o limite e o sublimite
O teto do Simples Nacional permanece em R$ 4,8 milhões de receita bruta acumulada nos últimos 12 meses. Existe ainda o sublimite estadual de R$ 3,6 milhões, que afeta o recolhimento de ICMS e ISS. Para médicos com múltiplas fontes de receita (consultório, plantões, cirurgias particulares e convênios), o faturamento pode crescer rápido sem que o profissional perceba a proximidade do teto.
O cálculo é feito de forma retroativa: a cada mês, soma-se a receita dos 12 meses anteriores. Ultrapassar o limite em mais de 20% resulta em exclusão retroativa ao mês seguinte ao excesso, o que gera recolhimento de diferenças com juros.
Atividade, CNAE e contrato social
Nem toda atividade é permitida no Simples Nacional. O CNAE registrado no CNPJ precisa estar entre os códigos autorizados. Profissionais da saúde geralmente operam com CNAEs compatíveis, mas problemas surgem quando o contrato social inclui atividades secundárias vedadas ou quando há alteração de objeto sem atualização cadastral.
Uma clínica médica que adiciona comercialização de produtos estéticos com CNAE restrito, por exemplo, pode ser excluída mesmo que essa atividade represente fração mínima do faturamento. Revisar o contrato social e os CNAEs pelo menos uma vez ao ano evita esse tipo de armadilha.
Obrigação acessória e cadastro em dia
Deixar de entregar a DEFIS, a DIRF ou declarações municipais dentro do prazo é motivo de exclusão. Cadastros desatualizados na Junta Comercial, endereço divergente na Receita Federal ou inscrição estadual/municipal irregular também entram na lista.
Profissionais que migram de endereço de consultório sem comunicar a alteração ao fisco criam inconsistências que alimentam o sistema de exclusão. O Dr. Finanças, por exemplo, inclui no onboarding de novos clientes médicos um checklist completo de regularidade cadastral justamente para eliminar esse risco desde o primeiro mês.
Situação societária
Ter sócio pessoa jurídica, participar como titular em mais de uma empresa do Simples ou ter sócio domiciliado no exterior são vedações societárias que geram exclusão automática. Médicos que abrem uma segunda empresa para separar atividades (consultório e participação em clínica, por exemplo) precisam avaliar se a composição societária de ambas permanece compatível com o regime. A entrada de um investidor PJ no quadro societário, mesmo minoritário, já é suficiente para provocar o desenquadramento.
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A rotina que evita a exclusão
Prevenção exige disciplina mensal, não esforço heroico no fim do ano. Três práticas resolvem a maioria dos problemas:
- Conferir o extrato do Simples Nacional no e-CAC todo mês para identificar DAS em aberto antes que virem dívida ativa.
- Monitorar o faturamento acumulado dos últimos 12 meses e projetar os próximos três meses com base nos contratos vigentes.
- Manter contato frequente com a contabilidade para reportar qualquer mudança de endereço, atividade ou composição societária.
Contabilidades especializadas como o Dr. Finanças automatizam parte desse monitoramento com tecnologia, emitindo alertas quando o faturamento se aproxima de 80% do teto ou quando há guia de DAS vencida.
O Termo de Exclusão, o Relatório de Pendências, e a ciência que corre sozinha
O Termo de Exclusão é enviado pela Receita Federal ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) do contribuinte, dentro do portal do Simples Nacional. Junto com ele vem o Relatório de Pendências, que detalha cada irregularidade encontrada.
O ponto crítico é o seguinte: se o contribuinte não acessar a mensagem em até 45 dias, a ciência é considerada tácita, ou seja, o prazo para regularização começa a correr mesmo sem leitura.
Muitos médicos só descobrem a exclusão quando tentam gerar o DAS do mês seguinte e o sistema já não permite. Acessar o DTE quinzenalmente é a forma mais simples de evitar esse cenário.
Os prazos que valem hoje
Após a ciência do Termo de Exclusão (expressa ou tácita), o contribuinte tem 30 dias para regularizar todas as pendências listadas no Relatório. Se a regularização acontecer dentro desse prazo, a exclusão é automaticamente tornada sem efeito.
O prazo foi ampliado em algumas rodadas recentes de notificação, mas a regra geral permanece: 30 dias corridos a partir da ciência. Perder esse prazo significa exclusão efetiva a partir de 1º de janeiro do ano seguinte.
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Regularizar ou contestar
Se as pendências listadas são legítimas, o caminho é regularizar: pagar os débitos à vista ou parcelar via PGFN ou Receita Federal. O parcelamento pode chegar a 60 meses, e a simples adesão ao parcelamento dentro do prazo já suspende o processo de exclusão.
Se, por outro lado, o Termo contém erros (débito já pago, CNAE incorretamente classificado, divergência cadastral já corrigida), cabe contestação administrativa. O prazo para contestar também é de 30 dias, e a impugnação deve ser protocolada na Delegacia da Receita Federal de jurisdição do CNPJ.
O que muda fora do Simples Nacional
A exclusão empurra a empresa para o Lucro Presumido ou Lucro Real. Para médicos, o impacto mais imediato é o aumento da complexidade e, frequentemente, da carga tributária. No Lucro Presumido, incidem PIS, COFINS, IRPJ, CSLL e ISS de forma separada, com alíquotas que, somadas, costumam superar o percentual único do Simples para prestadores de serviço de saúde.
A folha de pagamento também passa a ter encargos cheios sobre o pró-labore. Além do custo financeiro, a gestão contábil se torna mais exigente, com apurações mensais e trimestrais que demandam acompanhamento profissional constante.
A janela de volta mudou: setembro, não janeiro
Até recentemente, a solicitação de reingresso no Simples Nacional só podia ser feita em janeiro. A partir de 2026, a Receita Federal passou a aceitar agendamento antecipado no portal do Simples, e o período de opção foi ajustado para permitir que empresas excluídas no exercício anterior solicitem o reenquadramento já em setembro, desde que todas as pendências estejam resolvidas.
Essa mudança reduz o tempo que o profissional fica fora do regime e diminui o prejuízo acumulado. O pedido, porém, só é deferido se não houver nenhum impedimento ativo: débito, restrição cadastral ou vedação societária.
Conclusão
A exclusão do Simples Nacional não é uma sentença definitiva, mas é um problema caro quando ignorado. Débitos esquecidos, faturamento não monitorado e cadastros desatualizados são as causas mais comuns entre profissionais da saúde, e todas são evitáveis com rotina e acompanhamento contábil adequado. Se o Termo já chegou, o prazo de 30 dias é inegociável: regularize ou conteste antes que a exclusão se concretize. Se ainda não chegou, o momento de revisar sua situação fiscal é agora.
Para médicos que querem ter certeza de que estão no regime certo e pagando apenas o necessário, o Dr. Finanças oferece um diagnóstico tributário sem custo, feito por especialistas que entendem a realidade de quem vive entre consultório, plantão e centro cirúrgico.
Perguntas frequentes
Pode. Não existe valor mínimo: qualquer débito inscrito em dívida ativa já é motivo suficiente para o termo de exclusão, mesmo que o montante pareça irrelevante perto do faturamento da empresa. Em 2024, mais de 1,1 milhão de MEIs e empresas do Simples foram notificados por dívidas somando R$ 26 bilhões, o que mostra como valores pequenos se acumulam sem que o profissional perceba.
São 30 dias corridos a partir da ciência do Termo, seja ela expressa ou tácita. Se o contribuinte não acessar a mensagem no Domicílio Tributário Eletrônico em até 45 dias, a ciência é considerada automática e o prazo de regularização começa a contar a partir desse momento. Perder essa janela significa exclusão efetiva a partir de 1º de janeiro do ano seguinte.
Dá para parcelar em até 60 meses pela PGFN ou pela Receita Federal, e a simples adesão ao parcelamento dentro do prazo de 30 dias já suspende o processo de exclusão. Não é preciso quitar tudo de uma vez: o que importa é formalizar o parcelamento antes que o prazo se esgote, mantendo as parcelas em dia depois disso.
Pode, principalmente quando o pagamento não foi processado a tempo de constar no sistema da Receita. Nesse caso, o caminho não é regularizar e sim contestar: a impugnação administrativa também tem prazo de 30 dias a partir da ciência e deve ser protocolada na Delegacia da Receita Federal responsável pelo CNPJ, com o comprovante do débito já quitado.
Já. A partir de 2026, empresas excluídas no exercício anterior podem solicitar o reenquadramento com agendamento antecipado já em setembro, desde que todas as pendências tenham sido resolvidas. Antes dessa mudança, o pedido só podia ser feito em janeiro, o que ampliava bastante o tempo fora do regime simplificado.
Pode, se a atividade estiver fora dos CNAEs autorizados para o regime. Isso acontece mesmo quando a atividade secundária representa uma fração pequena do faturamento: basta constar no contrato social sem estar entre os códigos permitidos. Revisar o contrato social e os CNAEs cadastrados pelo menos uma vez por ano evita esse tipo de exclusão por descuido cadastral.
Não. A contestação é avaliada apenas com base nas pendências listadas no Relatório que acompanha o Termo de Exclusão. Apresentar uma impugnação bem fundamentada, com os comprovantes corretos, não abre nenhum tipo de fiscalização adicional sobre a empresa — é o caminho formal previsto para corrigir um termo emitido com erro.
Founder e Diretor de Contabilidade do Dr. Finanças
Mais de 20 anos de experiência na área contábil e financeira. Fundador do Dr. Finanças e Grupo KRS, que inclui a KRS Contábil e a KRS Cálculos. Atua na liderança de estratégias contábeis e desenvolvimento de soluções inteligentes para médicos e empresas da área da saúde. Empreendedor com foco em inovação, excelência técnica e gestão eficiente.