Fator R do Simples Nacional: Guia Completo para Clínicas e Consultórios Médicos

O Fator R é o cálculo que compara a folha de salários dos últimos 12 meses com a receita bruta do mesmo período. Se o resultado for igual ou maior que 28%, a empresa é tributada pelo Anexo III do Simples Nacional, cujas alíquotas começam em 6%. Abaixo de 28%, a tributação segue o Anexo V, que começa em 15,5%.

Para clínicas e consultórios, essa diferença pesa no caixa todo mês. Mas o Fator R não é uma escolha: ele é o retrato da estrutura real da empresa quanto ela paga de pró-labore e de folha em relação ao que fatura. O quanto cada consultório pode melhorar nesse cálculo depende do faturamento, do número de sócios, da folha atual e da atividade registrada no CNPJ. Este guia explica como a conta funciona e o que observar antes de mexer em qualquer número.

Este guia trata especificamente do Fator R. Se a sua dúvida ainda é anterior a ele — se o seu CNPJ deve ou não estar no Simples Nacional, comece por Simples Nacional para médicos: como funciona e como aderir.

O que é o Fator R do Simples Nacional?

O Fator R é um indicador criado pela Lei Complementar 123/2006 que relaciona a folha de salários de uma empresa com sua receita bruta acumulada nos últimos 12 meses. O resultado dessa divisão determina em qual anexo do Simples Nacional a atividade será tributada. Quando o Fator R é igual ou superior a 28%, a empresa é tributada pelo Anexo III, que possui alíquotas significativamente menores. Abaixo desse percentual, a tributação recai sobre o Anexo V.

Para clínicas e consultórios médicos, essa regra tem impacto direto porque a atividade médica está entre aquelas que dependem do Fator R para definir o anexo de tributação. Diferente de um comércio, que já tem seu anexo fixo, a prestação de serviços médicos oscila entre dois cenários tributários conforme a proporção entre gastos com pessoal e faturamento.

Na prática, o Fator R funciona como um incentivo fiscal para empresas que investem em mão de obra. Quanto maior a proporção da folha salarial em relação ao faturamento, menor a carga tributária. Para o médico que atua sozinho em consultório, sem funcionários e com pró-labore baixo, o risco de cair no Anexo V é alto. Já para clínicas com equipe e retiradas adequadas dos sócios, o enquadramento no Anexo III se torna viável e recorrente.

Como funciona o cálculo do Fator R

O cálculo do Fator R segue uma fórmula simples na teoria, mas que exige atenção nos detalhes. A conta é: Folha de Salários dos últimos 12 meses dividida pela Receita Bruta dos últimos 12 meses. Se o resultado for 0,28 ou mais (28%), a empresa se enquadra no Anexo III. Se for menor que 0,28, vai para o Anexo V.

O período considerado é sempre o dos 12 meses anteriores ao mês de apuração. Isso significa que o Fator R é recalculado mensalmente, e o enquadramento pode mudar de um mês para outro. Um consultório que teve um mês de faturamento atípico, por exemplo, pode ver seu Fator R cair temporariamente abaixo de 28% e ser tributado pelo Anexo V naquele período específico. Essa dinâmica exige monitoramento constante.

O que entra na Folha de Salários

A folha de salários para fins do Fator R não se limita ao salário dos empregados registrados. Ela inclui o pró-labore dos sócios, os salários de funcionários com carteira assinada, o FGTS, a contribuição patronal ao INSS (quando aplicável fora do Simples), o 13º salário e as férias pagas. Valores pagos a autônomos pessoa física com retenção de INSS também entram no cálculo. A composição da massa salarial segue critérios definidos pela legislação do Simples Nacional, e qualquer item fora dessa lista pode gerar inconsistências na apuração.

Distribuição de lucros, por outro lado, não compõe a folha de salários. Esse ponto é crucial: muitos médicos preferem retirar valores como lucro por não haver incidência de INSS, mas essa escolha reduz o Fator R e pode empurrar a empresa para o Anexo V.

O que entra na Receita Bruta

A receita bruta considerada no cálculo é o total de faturamento da empresa nos últimos 12 meses, incluindo todas as receitas operacionais. Para clínicas médicas, isso abrange consultas, procedimentos, exames e qualquer outro serviço faturado. Devoluções e cancelamentos podem ser abatidos, mas descontos concedidos não reduzem a receita bruta para esse fim.

É importante separar a receita bruta total acumulada em 12 meses da receita do mês corrente. O Fator R usa o acumulado, enquanto a alíquota efetiva do Simples Nacional é calculada com base na faixa de faturamento dos últimos 12 meses. São dois cálculos distintos que se complementam na apuração final do imposto.

Anexo III x Anexo V: o que muda na sua alíquota

A diferença entre os Anexos III e V é substancial e afeta diretamente o resultado financeiro do consultório. O Anexo III possui alíquotas nominais que variam de 6% a 33%, dependendo da faixa de faturamento acumulado em 12 meses. Já o Anexo V começa em 15,5% e vai até 30,5%. Para a maioria dos consultórios e clínicas de pequeno e médio porte, a diferença prática na alíquota efetiva pode representar entre 5 e 9 pontos percentuais a mais de imposto quando tributados pelo Anexo V.

Característica	Anexo III	Anexo V
Fator R	≥ 28%	< 28%
Alíquota inicial	6%	15,5%
Redução tributária	Alta	Baixa
Indicada para	Médicos com folha proporcional ao faturamento	Médicos com baixo pró-labore ou sem funcionários

A migração entre anexos não depende de escolha do contribuinte: ela ocorre automaticamente conforme o resultado do Fator R em cada competência. Por isso, o planejamento da folha salarial precisa ser contínuo, e não pontual.

Quanto muda na prática: quatro cenários

A diferença entre os dois anexos não é um percentual fixo. Ela encolhe conforme o faturamento sobe, porque as alíquotas efetivas dos dois anexos se aproximam nas faixas maiores. Quem fatura menos é quem tem mais a perder ficando no Anexo V.

Receita em 12 meses	Anexo III	Anexo V	Diferença por ano	Folha de 12 meses para chegar a 28%
R$ 240.000 (R$ 20 mil/mês)	7,30%	16,13%	R$ 21.180	R$ 67.200
R$ 360.000 (R$ 30 mil/mês)	8,60%	16,75%	R$ 29.340	R$ 100.800
R$ 480.000 (R$ 40 mil/mês)	9,83%	17,44%	R$ 36.540	R$ 134.400
R$ 720.000 (R$ 60 mil/mês)	11,05%	18,13%	R$ 50.940	R$ 201.600

As alíquotas da tabela são efetivas, não nominais. A alíquota nominal é a que aparece na tabela do anexo, e a efetiva é o que a empresa realmente paga depois da parcela a deduzir, pela fórmula (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12. Confundir as duas é o erro de cálculo mais comum nesse tema, e ele distorce a conta para mais ou para menos dependendo da faixa.

Repare na última coluna. Um consultório que fatura R$ 30 mil por mês precisa de R$ 8.400 de folha mensal média para alcançar os 28%. Para um médico sócio único e sem funcionários, isso significa um pró-labore bem acima do que costuma ser praticado, e a conta deixa de ser automática: o aumento de folha traz INSS e, dependendo do valor, imposto de renda na pessoa física. Em alguns casos a economia no DAS compensa com folga. Em outros, não compensa. O número que decide isso é o seu, não o da tabela.

Quais atividades da área da saúde estão sujeitas ao Fator R

Existe uma inversão comum na forma como isso é explicado. A maioria dos textos diz que os serviços médicos são do Anexo V e “sobem” para o Anexo III ao atingir 28%. A lei diz o contrário.

O art. 18, § 5º-B, inciso XIX, da Lei Complementar 123/2006 coloca “medicina, inclusive laboratorial, e enfermagem” entre as atividades tributadas pelo Anexo III. O Anexo V só aparece no § 5º-M, que determina: quando a relação entre folha de salários e receita bruta for inferior a 28%, essas mesmas atividades passam a ser tributadas pelo Anexo V.

Ou seja: o Anexo III é a regra, e o Anexo V é a exceção que se aplica quando a folha é pequena demais em relação ao faturamento. Na prática o resultado é o mesmo, mas a lógica importa na hora de organizar a empresa, porque mostra que o Anexo V não é um destino natural da atividade médica.

Onde cada atividade da saúde está na lei

Atividade, como a lei a nomeia	Dispositivo na LC 123/2006	CNAEs mais comuns
Medicina, inclusive laboratorial, e enfermagem	Art. 18, § 5º-B, XIX	8630-5/01, 8630-5/02, 8630-5/03, 8630-5/99, 8650-0/01
Odontologia e prótese dentária	Art. 18, § 5º-B, XX	8630-5/04
Fisioterapia	Art. 18, § 5º-B, XVI	8650-0/04
Psicologia, psicanálise, terapia ocupacional, acupuntura, podologia, fonoaudiologia, clínicas de nutrição e de vacinação e bancos de leite	Art. 18, § 5º-B, XXI	8650-0/02, 8650-0/03, 8650-0/05, 8650-0/06, 8630-5/06
Laboratórios de análises clínicas ou de patologia clínica	Art. 18, § 5º-D, XII	8640-2/01, 8640-2/02
Tomografia, diagnóstico médico por imagem, ressonância magnética, registros gráficos e métodos óticos	Art. 18, § 5º-D, XIII	8640-2/04, 8640-2/05, 8640-2/06, 8640-2/07, 8640-2/08, 8640-2/09
Serviços de prótese em geral	Art. 18, § 5º-D, XIV	3250-7/04

Todas essas atividades seguem a mesma regra: Anexo III por padrão, Anexo V quando o Fator R fica abaixo de 28%. Isso vale inclusive para laboratórios e serviços de imagem, por força do inciso II do § 5º-M.

Um ponto que gera confusão frequente: o CNAE não define o anexo. Quem define é a atividade efetivamente prestada, descrita na lei. O CNAE é uma classificação administrativa e serve como indício, não como prova. Uma empresa com CNAE de consultas que na prática só fatura procedimentos não fica protegida pelo código registrado, e o contrário também vale. Se o seu cartão CNPJ tem CNAE que não corresponde ao que você fatura, isso precisa ser corrigido antes de qualquer discussão sobre anexo. Veja os CNAEs mais usados na área médica para conferir o seu.

Como calcular o Fator R na prática

O cálculo mensal do Fator R exige organização dos dados financeiros e trabalhistas da empresa. Sem um controle rigoroso, é comum que consultórios descubram tarde demais que estão sendo tributados pelo Anexo V. Utilize a calculadora de Fator R do Dr. Finanças para saber o seu anexo do Simples Nacional.

Como conferir o Fator R todo mês antes de gerar o DAS

O Fator R não é definido uma vez por ano. Ele é recalculado a cada apuração mensal, sempre sobre os doze meses anteriores, conforme o art. 18, § 5º-K, da LC 123/2006. Uma empresa pode estar no Anexo III em março e no Anexo V em abril sem que nada tenha mudado na atividade, só porque a janela de doze meses se moveu.

Por isso a conferência precisa ser rotina, e não reação. Antes de gerar a guia de cada mês, reúna quatro números:

1. Receita bruta dos últimos doze meses, contando o mês anterior ao da apuração e voltando onze meses. Não é o ano-calendário.
2. Folha de salários do mesmo período, composta pelos itens descritos acima neste guia.
3. A divisão entre os dois, multiplicada por 100.
4. A distância até os 28%, em reais, e não só em pontos percentuais. Saber que faltam 2 pontos ajuda pouco. Saber que faltam R$ 7.400 de folha acumulada permite decidir.

No PGDAS-D, a declaração das atividades sujeitas ao Fator R exige a informação da folha do período, e é o próprio sistema que aplica o anexo correspondente ao resultado. O erro mais caro não acontece no preenchimento, e sim antes dele: chegar ao dia da apuração e descobrir que o índice virou. Nesse ponto não há mais o que fazer, porque a folha dos doze meses já está fechada.

O momento útil de agir é quando a projeção mostra que o índice vai cruzar a linha nos próximos dois ou três meses. Aí ainda cabe ajustar pró-labore, antecipar décimo terceiro ou rever a estrutura da equipe. Depois, não.

Como aumentar o Fator R e migrar para o Anexo III

Aumentar o Fator R exige elevar a proporção da folha de salários em relação à receita bruta. Existem duas vias para isso: aumentar a folha salarial ou reduzir a receita bruta. Como reduzir faturamento raramente faz sentido, o caminho prático é ajustar a composição da folha. A estratégia precisa ser planejada com antecedência, já que o cálculo considera os últimos 12 meses e mudanças pontuais demoram a surtir efeito pleno.

Ajuste do Pró-Labore para Médicos Sócios

O ajuste do pró-labore é a alavanca mais direta para médicos que atuam em consultório próprio. A lógica é definir um valor de pró-labore que, somado aos demais encargos, alcance pelo menos 28% da receita bruta. Para uma clínica com dois sócios médicos e faturamento mensal de R$ 60.000, cada sócio precisaria de um pró-labore em torno de R$ 8.400 para atingir o percentual necessário.

O ajuste deve considerar a sazonalidade do faturamento. Meses com receita mais alta exigem atenção redobrada, pois o Fator R pode cair abaixo de 28% temporariamente. Uma estratégia eficiente é definir o pró-labore com uma margem de segurança de 2 a 3 pontos percentuais acima do mínimo necessário.

Monitoramento Mensal dos Encargos Trabalhistas

O acompanhamento mensal do Fator R não é opcional para quem deseja manter a tributação no Anexo III. Cada competência deve ser analisada antes do envio do DAS para verificar se o percentual se mantém acima de 28%. Equipes como a do Dr. Finanças, especializadas em contabilidade para médicos, realizam esse monitoramento de forma recorrente, alertando o profissional sobre variações que possam impactar o enquadramento.

Contratar um funcionário, registrar um estagiário ou até mesmo ajustar o valor das férias de um colaborador pode influenciar o resultado. O controle precisa ser granular, mês a mês, e não apenas anual. Clínicas que monitoram o Fator R mensalmente conseguem manter o enquadramento no Anexo III de forma consistente, evitando surpresas na hora de pagar o imposto.

Principais Erros e Riscos na Apuração do Fator R

Erros no cálculo do Fator R geram dois tipos de problema: pagar imposto a mais (quando o enquadramento deveria ser no Anexo III, mas foi feito no V) ou pagar a menos (quando o contribuinte se enquadra indevidamente no Anexo III). O segundo cenário é mais grave porque pode resultar em autuação fiscal com multa e juros.

Divergências de Dados com a Receita Federal

A Receita Federal cruza informações do e-Social, da GFIP, do PGDAS-D e da ECD para verificar a consistência dos dados declarados. Se o pró-labore informado no cálculo do Fator R não corresponde ao valor declarado no e-Social, a divergência será identificada. Esse tipo de inconsistência pode levar à reclassificação retroativa do anexo, com cobrança da diferença de imposto acrescida de multa de 75% e juros Selic.

Outro erro frequente é incluir na folha de salários valores que não se qualificam, como pagamentos a prestadores PJ ou distribuição de lucros. A tentativa de inflar artificialmente a massa salarial para atingir os 28% configura fraude tributária e pode gerar consequências severas.

Esquecer a Regra dos Últimos 12 Meses

Um dos equívocos mais comuns é calcular o Fator R apenas com base no mês corrente, ignorando que a legislação exige o acumulado dos últimos 12 meses. Um consultório que contrata um funcionário em janeiro não verá o impacto total no Fator R até que os 12 meses seguintes incorporem esse custo. Da mesma forma, a demissão de um colaborador em março só deixará de impactar o cálculo 12 meses depois.

Essa defasagem temporal exige planejamento antecipado. Decisões sobre folha de pagamento tomadas hoje terão reflexo gradual nos próximos meses, e o efeito completo só será sentido após um ano.

Situações em que o cálculo foge do padrão

Empresa com menos de doze meses de atividade

Uma empresa recém-aberta não tem doze meses de receita nem de folha para dividir, e a apuração nesse período segue regra própria. Vale confirmar com o contador qual critério se aplica ao seu caso antes de tomar qualquer decisão sobre pró-labore, porque nos primeiros meses o índice oscila muito: qualquer variação pesa sobre uma base pequena. Acompanhar mês a mês sem tirar conclusões definitivas antes do primeiro ciclo completo costuma ser o caminho mais seguro.

Receitas de naturezas diferentes na mesma empresa

Um CNPJ que fatura consultas e também exames, ou consultas e locação de sala, precisa segregar as receitas por atividade na apuração. Cada natureza segue a regra do seu próprio dispositivo na lei, e somar tudo numa linha só é um dos erros que mais geram autuação. A folha, por sua vez, é uma só e entra inteira no cálculo do índice.

Folha terceirizada e prestadores por nota fiscal

Pagamento a profissional que emite nota fiscal contra a empresa não é folha de salários. É despesa com serviço de terceiro. Uma clínica que substituiu contratação por contratos de PJ pode ter reduzido custo trabalhista e, sem perceber, derrubado o próprio Fator R. Esse é um efeito colateral que só aparece na apuração seguinte.

Pró-labore fixado no mínimo

Definir pró-labore no piso é comum e legítimo, mas tem consequência direta aqui: em consultórios sem funcionários, o pró-labore costuma ser praticamente toda a folha. Com ele no mínimo, o índice dificilmente chega a 28%, e a empresa fica no Anexo V por construção, não por acaso. Revisar isso não é uma decisão tributária isolada, porque o pró-labore também define a base de contribuição para a aposentadoria do médico. As duas contas precisam ser feitas juntas.

Quando o Simples deixa de ser o melhor caminho

Existe um ponto em que nem o Anexo III resolve, e o Lucro Presumido passa a fazer mais sentido. Esse ponto depende de faturamento, folha, município e composição societária, e muda de um consultório para outro. Não existe um valor de corte que sirva para todos.

Fator R e a Reforma Tributária: o que muda com o IBS e a CBS

A Reforma Tributária aprovada pela Emenda Constitucional 132/2023 está em fase de regulamentação e transição, com implementação prevista entre 2026 e 2033. O IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) substituirão gradualmente o PIS, Cofins, ICMS e ISS. Para empresas do Simples Nacional, a legislação atual mantém o regime simplificado, mas com possibilidade de opção pelo regime regular dos novos tributos.

O Fator R, como mecanismo interno do Simples Nacional, continua vigente em 2026. A expectativa é que ele permaneça durante todo o período de transição, já que o Simples Nacional foi preservado como regime diferenciado. Porém, médicos e gestores de clínicas precisam acompanhar as regulamentações complementares, pois mudanças nas alíquotas e na estrutura de créditos tributários podem alterar a vantagem comparativa do Simples Nacional frente ao Lucro Presumido.

A recomendação para 2026 é manter o planejamento tributário atualizado e revisar anualmente a comparação entre regimes. O que é vantajoso hoje pode deixar de ser conforme as novas alíquotas do IBS e da CBS forem definidas.

Planejamento Tributário Contínuo para Consultórios

Escolher o regime tributário correto não é uma decisão que se toma uma vez e se esquece. O faturamento varia, a equipe muda, novos sócios entram ou saem, e a legislação se atualiza. Para consultórios médicos, o planejamento tributário precisa ser revisado pelo menos a cada trimestre, com simulações comparativas entre Simples Nacional (Anexo III e V) e Lucro Presumido.

Quando o Lucro Presumido se Torna mais Vantajoso

O Simples Nacional com Fator R favorável não é automaticamente a melhor opção para todos os consultórios. Quando o faturamento ultrapassa determinados patamares ou quando a folha de salários é proporcionalmente baixa, o Lucro Presumido pode oferecer carga tributária menor. Para serviços médicos, a presunção de lucro no Lucro Presumido é de 32% sobre a receita bruta, e a alíquota total (IRPJ, CSLL, PIS, Cofins e ISS) gira em torno de 13,33% a 16,33%, dependendo do município.

Se o consultório não consegue manter o Fator R acima de 28% e está preso ao Anexo V com alíquota efetiva superior a 15%, o Lucro Presumido se torna competitivo. A análise comparativa entre os regimes precisa considerar não apenas a alíquota, mas também os encargos sobre a folha, a possibilidade de dedução de despesas e o custo operacional de cada regime.

A Importância da Contabilidade Especializada em Saúde

A contabilidade para profissionais de saúde possui particularidades que contadores generalistas frequentemente desconhecem. O cálculo do Fator R, a gestão do pró-labore, a análise de CNAEs específicos e a comparação entre regimes tributários exigem conhecimento técnico direcionado. Erros nessas áreas custam caro e são difíceis de reverter retroativamente.

Contar com uma contabilidade que entende a rotina de clínicas e consultórios faz diferença concreta no resultado financeiro. O Dr. Finanças, por exemplo, oferece planejamento tributário com foco em regularidade e eficiência para médicos, incluindo o monitoramento mensal do Fator R e simulações comparativas entre regimes. Esse tipo de suporte evita que o profissional de saúde pague impostos acima do necessário por falta de acompanhamento técnico adequado.

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Você sai com um plano objetivo para pagar menos impostos no Simples Nacional, de forma segura e alinhada à realidade do seu CNPJ médico.

Planejamento Tributário: o próximo passo para seu consultório

O Fator R é o divisor de águas entre pagar 6% ou 15,5% de alíquota inicial no Simples Nacional. Para clínicas e consultórios médicos, dominar esse cálculo e manter a folha de salários acima de 28% da receita bruta é a estratégia tributária mais rentável disponível dentro da legalidade. O pró-labore adequado, o monitoramento mensal e a comparação periódica com o Lucro Presumido formam o tripé de um planejamento tributário sólido.

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Perguntas Frequentes sobre o Fator R do Simples Nacional

1. Como calcular o Fator R do Anexo III?

Divida a folha de pagamento (incluindo pró-labore e encargos) dos últimos 12 meses pela receita bruta do mesmo período. Se o resultado for igual ou superior a 28%, a empresa já é tributada pelas alíquotas do Anexo III.

2. Como calcular o Fator R do Anexo V?

O cálculo é o mesmo (FS12 ÷ RBT12). A diferença é o resultado: se ficar abaixo de 28%, a empresa é tributada pelo Anexo V, com alíquota inicial de 15,5%.

3. O que fazer para se enquadrar no Fator R e migrar de Anexo?

A estratégia mais comum é ajustar o pró-labore dos sócios para aumentar a folha de pagamento proporcionalmente à receita, sempre com acompanhamento contábil, já que isso também aumenta encargos como IRRF e INSS.

4. O Fator R é calculado por CNPJ ou por atividade?

Por CNPJ. O art. 18, § 5º-J, da Lei Complementar 123/2006 fala na razão entre a folha de salários e a receita bruta da pessoa jurídica, e não de cada atividade isoladamente. Uma empresa que presta serviços de naturezas diferentes usa um único índice para todas as receitas sujeitas ao Fator R. O que se separa por atividade é a receita, na hora de aplicar o anexo correspondente a cada uma.

5. O Fator R se aplica a todas as empresas do Simples Nacional?

Não. Ele afeta principalmente atividades intelectuais, técnicas e científicas listadas nos Anexos III e V, como consultorias, clínicas, laboratórios, escritórios de engenharia e empresas de TI.

6. Pagamento a médico PJ conta como folha de salários?

Não. Folha de salários é remuneração de vínculo, o que inclui salários de empregados e o pró-labore dos sócios, com os encargos correspondentes. Valor pago contra nota fiscal de outra pessoa jurídica é despesa com serviço de terceiro e fica de fora do cálculo. Clínicas que substituíram contratação por contratos de PJ costumam reduzir custo trabalhista e derrubar o próprio Fator R sem perceber, e o efeito só aparece na apuração seguinte.

7. O Fator R muda com a Reforma Tributária (IBS/CBS)?

Sim. A Resolução CGSN nº 183/2025 já alterou o que compõe o RBT12, e a transição para o IBS/CBS deve tornar o acompanhamento do Fator R ainda mais estratégico nos próximos anos.

8. Preciso de um contador para calcular o Fator R corretamente?

Não é obrigatório, mas é altamente recomendado, já que o cálculo é refeito mensalmente e pequenos erros de classificação, como confundir regime de caixa com competência, podem gerar recolhimento indevido de impostos.

9. O que acontece se o Fator R cair no meio do ano?

A empresa passa a ser tributada pelo Anexo V a partir da apuração em que o índice ficar abaixo de 28%, e volta ao Anexo III na apuração em que ele alcançar os 28% de novo. Não existe trava anual nem carência: o cálculo é refeito todo mês sobre os doze meses anteriores, conforme o art. 18, § 5º-K, da Lei Complementar 123/2006. A virada pode acontecer inclusive por um aumento de faturamento que não veio acompanhado de aumento de folha.